¡¡Cuántos problemas legales podrías evitar incluyendo solo algunos puntos clave en tus acuerdos comerciales con clientes!
Los diseñadores solemos caracterizarnos por cierta informalidad en nuestras interacciones con los clientes. Aceptamos proyectos en condiciones vagas o ambiguas, muchas veces por el miedo a perder al cliente.
Sin embargo, los malentendidos, los cambios inesperados en el alcance del trabajo, los pagos retrasados y las expectativas no cumplidas son solo algunos de los problemas que podrían evitarse si establecemos acuerdos comerciales bien redactados desde el principio.
No se trata solo de protegernos legalmente, sino también de establecer una relación profesional clara y sin ambigüedades.
Te dejo 10 puntos clave que no deberías olvidar al redactar tus acuerdos comerciales.
Y ojo, no hablo solo del contrato por la prestación de servicios, sino también de otros aspectos que pueden proteger tu tiempo, esfuerzo y resultados.
1. Descripción clara del servicio a prestar
Lo primero que debes hacer es definir con claridad qué es exactamente lo que vas a entregar.
Términos generales como «diseño web» o «diseño de identidad visual» pueden prestarse a malos entendidos. Este es uno de los errores más comunes que cometen los diseñadores freelancers: ser vagos en la descripción de sus servicios.
Detalla lo que vas a entregar y cómo lo vas a hacer, y si es posible, respáldalo con documentación por escrito, como un presupuesto de trabajo.
Esto evitará que el cliente solicite trabajos adicionales que no estén contemplados en el acuerdo original, lo que debe ser compensado de manera justa.
2. Alcance del trabajo (lo que incluye y lo que no)
Has dicho que diseñarás un sitio web, pero ¿qué incluye específicamente? ¿Incluirás imágenes? ¿Tendrás que gestionar el dominio? ¿Será necesario que te desplaces a la empresa para tomar fotografías?
Definir el alcance es esencial para evitar lo que se conoce como «creep scope» o el aumento progresivo del alcance, donde el cliente comienza a pedir más cosas que no estaban previstas.
El acuerdo debe detallar qué entregables están incluidos y cuántas revisiones pueden solicitar.
También es útil especificar lo que no está incluido, para que no haya malentendidos sobre qué es un servicio adicional y cuándo es necesario renegociar los términos.
3. Monto total e impuestos aplicables
Es crucial dejar claro el monto total del proyecto, especificando si es por entregables, hitos o fases.
Asegúrate de que el cliente entienda si el monto incluye o no impuestos, como el IVA, que puede variar según la región. Así evitarás sorpresas desagradables cuando llegue el momento del pago.
4. Fechas de inicio y término
Es importante establecer fechas claras de inicio y término para el proyecto.
Esto no solo organiza tu tiempo, sino que también ayuda al cliente a tener expectativas realistas sobre cuándo recibirá el trabajo.
Además, evita que el proyecto se extienda indefinidamente, lo cual puede afectarte si tienes otros compromisos.
Por ejemplo, si el proyecto tiene una duración de tres semanas, es fundamental especificar la fecha exacta de inicio y término, así como las acciones a tomar en caso de que alguna de las partes no cumpla con sus plazos.
5. Obligaciones y responsabilidades de las partes
Tanto tú como tu cliente tienen responsabilidades dentro del proyecto. Tus obligaciones pueden incluir el diseño y la entrega en formatos específicos, mientras que el cliente podría estar encargado de proporcionar contenido o aprobar revisiones a tiempo. Dejar esto claro evita retrasos y malentendidos.
6. Forma y frecuencia del pago
Establecer claramente cuándo y cómo se realizará el pago es esencial.
Por ejemplo, puedes acordar un anticipo del 50% al inicio del proyecto y el 50% restante al final. También es importante definir la forma de pago (transferencia bancaria, PayPal, etc.) para evitar confusiones.
Incluir términos de penalización si el cliente se retrasa en los pagos también puede ser una herramienta útil para protegerte como proveedor de servicios.
7. Gastos adicionales
Durante el desarrollo de un proyecto, pueden surgir gastos imprevistos.
Por ejemplo, podrías necesitar adquirir imágenes de stock o licencias de software. Estos costos adicionales deben estar claramente especificados en el acuerdo: ¿serán cubiertos por el cliente o están incluidos en el precio del servicio?
Aclarar estos puntos desde el inicio evitará tensiones o solicitudes de pago adicionales sin previo aviso.
8. Penalizaciones, limitaciones, indemnización y rescisión
¿Qué sucede si el cliente decide cancelar el proyecto a mitad de camino o incumple con sus obligaciones? Establecer cláusulas de penalización y limitación es fundamental para protegerte de situaciones imprevistas.
Por ejemplo, podrías acordar una penalización por incumplimiento de plazos o incluir una cláusula de indemnización en caso de uso indebido de tu trabajo.
9. Criterios de aceptación y plazos de entrega
Definir con claridad qué criterios se utilizarán para evaluar si el trabajo está completo es fundamental. ¿Quién revisará el proyecto? ¿Cómo sabrás si está aceptado? Establecer criterios de aceptación evita que el cliente te solicite revisiones ilimitadas o cambios fuera del alcance original.
10. Ley aplicable y jurisdicción
Finalmente, es importante definir bajo qué leyes se regirá el contrato y cuál será la jurisdicción competente en caso de conflicto. Esto es especialmente relevante si trabajas con clientes internacionales.